Ihre Position:
Als Assistent*in der Geschäftsführung managen Sie professionell das Büro und unterstützen den Geschäftsführer bei allen anfallenden administrativen und operativen Aufgaben. Sie arbeiten in einem rein digitalen Umfeld, übernehmen eine Nahtstellenfunktion in der internen Büroorganisation und sind die zentrale Ansprechperson für Ihre Kolleg*innen, externe Geschäftspartner*innen und Dienstleister*innen. Sie beurteilen, kommentieren und bearbeiten alle externen und internen Anfragen. Zudem sorgen Sie für die reibungslose flexible Organisation des Tagesablaufes und Büros der Geschäftsführung sowie die effiziente Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen innerhalb der Grün Berlin Gruppe. Sie verantworten die Dokumentation und Koordination teamübergreifender Arbeitsprozesse sowie die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Gremiensitzungen und unterstützen das Projekt- und Veranstaltungsmanagement.
Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
- Sicherstellen der durchgängigen Erreichbarkeit über alle digitalen Kommunikationskanäle des Büros der Geschäftsführung
- Sichten und Priorisierung des digitalen und analogen Schriftverkehrs und Weiterleiten an die betroffenen Ansprechpartner
- Sicherstellen des reibungslosen Informationsflusses zwischen dem Geschäftsführer und den Geschäftsbereichen der Grün Berlin und den Direct-Reports
- Wichtige interne und externe Schnittstelle im Unternehmen
- Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung
- Koordination der Zusammenarbeit mit den Berliner Senatsverwaltungen, den Bezirksämtern und nachgeordneten Einrichtungen sowie weiteren Institutionen
- Digitale Ablage und Aktenverwaltung, Datenbankpflege einschließlich vertraulicher Unterlagen
- Erstellung von Informations- und Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts für die Geschäftsführung
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings, Videokonferenzen, Workshops, Gremiensitzungen; einschließlich Fristenmanagement
- Protokollerstellung für interne und externe Terminformate
- Verantworten einer professionellen Besucherbetreuung
- Übernahme von Recherchen und Sonderthemen im Auftrag der Geschäftsführung
- Mitarbeit im Projekt- und Veranstaltungsmanagement
- Anmeldung von Budgets und Rechnungsbearbeitung von übergeordneten Budgets der Geschäftsführung
- Dienstreiseorganisation und Kostenabrechnung sowie Koordination von teaminternen Urlaubsplanungen und Teamevents
