Ihre Position
Als Teamassistenz (m/w/d) / Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung sind Sie Teil des Assistenzteams von infraVelo. Dabei übernehmen Sie eine Schnittstellenfunktion in der internen Büroorganisation und in der Team- bzw. Bereichsorganisation. Sie sind die zentrale Ansprechperson für alle Kolleg*innen, Bezirks-/Senatsmitarbeitenden sowie Dienstleistern. Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen sorgen Sie für die reibungslose Organisation des Tagesablaufes des Bereiches, übernehmen die Koordination perspektivischer Aufgaben und zugehöriger Besprechungen hinsichtlich der effizienten Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern. Schwerpunktmäßig übernehmen Sie administrative und operative Aufgaben. Sie verantworten die Koordination der Team-Arbeitsprozesse sowie die organisatorische Vor- und Nachbereitung von internen Meetings, Workshops und Verwaltungssitzungen.
Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
- Administrative Tätigkeiten (klassische Assistenztätigkeiten) und Office-Management
- Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung
- Koordination der Zusammenarbeit mit SenMVKU
- Postbearbeitung und Korrespondenz
- Digitale Ablage und Aktenverwaltung
- Datenbankpflege in der Berliner Raddatenbank
- Erstellung von Vorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops mit internen und externen Partnern inkl. Protokollführung
- Auswertung und Aufbereitung von Daten und Informationen, Recherchen zu aktuellen Themen
- Mitarbeit im Projektmanagement
