Ihre Position
Als Assistenz der Geschäftsleitung managen Sie professionell das Büro und unterstützen bei allen anfallenden administrativen und operativen Aufgaben. Sie arbeiten in einem digitalen Umfeld, übernehmen eine Nahtstellenfunktion in der internen Büroorganisation und sind die zentrale Ansprechperson für Ihre Kolleg*innen, externe Geschäftspartner*innen und Dienstleister*innen. Sie beurteilen, kommentieren und bearbeiten alle externen und internen Anfragen. Zudem sorgen Sie für die reibungslose flexible Organisation des Tagesablaufes und Büros der Geschäftsleitung sowie die effiziente Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen innerhalb der Grün Berlin Gruppe. Sie verantworten die Dokumentation und Koordination teamübergreifender Arbeitsprozesse.
Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
- Sicherstellen der durchgängigen Erreichbarkeit über alle digitalen Kommunikationskanäle für die Geschäftsleitung
- Sichten und Priorisierung des digitalen und analogen Schriftverkehrs und Weiterleiten an die betroffenen Ansprechpartner*innen
- Sicherstellen des reibungslosen Informationsflusses zwischen dem Geschäftsführer, der Geschäftsleitung Finanzen und Controlling, den Bereichsleitungen und den Geschäftsbereichen der Grün Berlin Gruppe.
- Wichtige interne und externe Schnittstellenfunktion im Unternehmen
- Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung
- Koordination der Zusammenarbeit mit den Berliner Senatsverwaltungen, den Bezirksämtern, den Landesunternehmen und nachgeordneten Einrichtungen sowie weiteren Institutionen
- Digitale Ablage und Aktenverwaltung, Datenbankpflege einschließlich vertraulicher Unterlagen
- Erstellung und inhaltliche Zusammenführung von Informations- und Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts für die Geschäftsleitung
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung und bei Bedarf Begleitung von Meetings, Aufsichtsratssitzungen, Videokonferenzen, Workshops, Klausuren, Gremiensitzungen; einschließlich technischer Betreuung sowie Koordination aller erforderlichen Unterlagen und Abläufe
- Fristenmanagement
- Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung bei den Jahresabschlussprozessen
- Protokollerstellung für interne und externe Terminformate
- Sicherstellung einer professionellen Betreuung von Besucher*innen
- Übernahme von Recherchen und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsleitung
- Unterstützung in der Organisation von Veranstaltungen
- Anmeldung von Budgets, Aufträgen und Rechnungsbearbeitung
- Dienstreiseorganisation und Kostenabrechnung
Bewerbungen nehmen wir bis zum 20. Februar 2026 entgegen. Eingehende Unterlagen prüfen wir fortlaufend, daher empfehlen wir eine frühzeitige Bewerbung.
